pn. ISO 37001

Od wielu lat zajmuję się prowadzeniem szkoleń dla firm min. z nadzoru właścicielskiego i tworzenia procedur kontrolnych. Tematem tym staram się zainteresować podmioty publiczne i prywatne. Pokłosiem tych starań był mój artykuł publikowany na łamach Rzeczpospolitej pt. "Kiedy nadzór właścicielski jest efektywny" (04.04.2013 r., nr 76). Z tego też powodu z ogromnym zainteresowaniem przyjęłam wiadomość, że pod koniec ubiegłego roku opublikowana została norma ISO 37001 mająca na celu tworzenie procedur zapobiegających nadużyciom w sektorze publicznym i prywatnym. Dedykowana jest ona min. korupcji gospodarczej popełnianej przez pracowników, którym nazbyt ufają pracodawcy. Ta polegać może na:

- zamawianiu produktów niepotrzebnych dla pracodawcy lub potrzebnych ale po zbyt wysokich cenach (powodem podejmowania tego typu decyzji są przyznawane przez sprzedawców bonusy i prezenty),

- transferowaniu pieniędzy z podmiotu na rzecz "zaprzyjaźnionych" firm w drodze umów cywilnoprawnych (np. pod pretekstem niepotrzebnych analiz, ekspertyz, opinii, szkoleń, działań marketingowych),

- dawaniu zleceń firmom "zaprzyjaźnionym", co ogranicza następnie pracownikom możliwość egzekwowania należytego wykonania umowy, wymiany towaru, naliczania kar umownych itp.,

- nieprawidłowościach przy organizacji przetargów, w wyniku czego dochodzi do dawania zleceń z góry ustalonym podmiotom,

- przywłaszczaniu towaru handlowego pracodawcy i sprzedawaniu go we własnym zakresie.

Opisane powyżej praktyki stanowią zagrożenie wizerunkowe dla prezesów spółek, naczelników urzędów itp., którzy nazbyt ufają swoim pracownikom czy też komisjom ds. przetargów. Gdy dojdzie do wykrycia tego typu nieprawidłowości, niestety to kierownicy jednostek tracą pracę, a często muszą odejść z niej w atmosferze wzajemnych oskarżeń pomimo tego, że z samymi nieprawidłowościami nie mieli nic wspólnego. Więc może warto pomyśleć nad wprowadzeniem profesjonalnych, wewnętrznych procedur kontrolnych?    

Norma ISO 37001 nadaje się także do stosowania w administracji publicznej.

Wszystkim zainteresowanym wprowadzeniem w/w normy chętnie pomogę w jej wdrożeniu, wykorzystując swoje dotychczasowe doświadczenie, wieloletnie zainteresowanie tym tematem, a także wykształcenie radcy prawnego. 

***

           ISO moduł I dot. prawidłowego przepływu informacji.

            W dużych podmiotach tak prywatnych jak i publicznych kierownicy jednostek (np. członkowie zarządu) nie są w stanie wszystkiego kontrolować osobiście. Muszą zaufać innym - dyrektorom ds. zakupów, pracownikom w dziale zamówień, komisjom przetargowym czy też kierownikom magazynów. W takich przypadkach bezcennym źródłem informacji stają się pozostali pracownicy, którzy z reguły zauważają jako pierwsi nieprawidłowości. Niestety w większości podmiotów nadużycia są tajemnicą Poliszynela. O tym, że z magazynu ginie towar, że dyrektor handlowy zleca analizy firmie założonej przez żonę, wiedzą wszyscy poza głównym zainteresowanym tj. pracodawcą. Motywy, jakimi kierują się pracownicy, którzy postanawiają milczeć, są łatwe do przewidzenia:

- po co będę się wychylać?,

- co mi to da?,

- przecież i tak z tego nic nie będzie?,

- jeszcze sam sobie zaszkodzę,

- zdecydowanie bardziej zależy mi na dobrych relacjach z dyrektorem, który jest moim przełożonym, niż na relacjach prezesem, którego widuję raz na pół roku.

Pierwszym krokiem przy wdrażaniu procedury ISO jest przeprowadzenia krótkiego szkolenia dla pracowników, w którym wyjaśnione zostaje, dlaczego jednak „warto się wychylać” i „co to da”.

Drugim krokiem jest stworzenie procedury zapewniającej udrożnienie przepływu informacji w firmie, wskazanie co z konkretnymi skargami należy robić i jak je rozpatrywać. Zgodnie z omawianą tu procedurą pracownicy powinni wiedzieć, komu mają zgłaszać swoje zastrzeżenia, powinni mieć zagwarantowaną anonimowość i być obligowani do przekazywania informacji o nieprawidłowościach. Procedura musi także określać, co należy uznawać za nieprawidłowość i jakich działań nie wolno podejmować pracownikom.

- Przecież to banalne, równie dobrze możemy to zrobić u siebie bez ISO. – Ktoś powie. Obawiam się, że będzie to trudne. Mentalność naszego społeczeństwa bywa specyficzna, co wynika z faktu, że część z nas wychowywała się w czasach poprzedniego systemu. Po wojnie ten, kto "kombinował", uchodził za osobę zaradną. A tak naprawdę kombinowali wszyscy. Ten, kto o tym informował, spotykał się z krytyką. Pokłosie tego zauważamy do dziś. W niejednej firmie zdecydowanie większym skandalem jest to, że ktoś napisał donos na nieuczciwego pracownika, niż to że informacja mogłaby się potwierdzić. Wyobraźmy sobie, że w którymś z eksponowanych urzędów prezes czy też dyrektor chciałby przeprowadzić we własnym zakresie rozmowę z pracownikami na temat tego, że nie należy dopuszczać się nadużyć, należy przyglądać się pracy innych i zgłaszać zastrzeżenia pracodawcy. Zapewniam, że po krótkim czasie wybuchłby skandal, a w gazetach typu „Super Express” czytalibyśmy artykuły zaczynające się od słów „naczelnik wydziału podejrzewa wszytkich o nieuczciwość i każe donosić na innych”. Omawiana tu norma przełamuje stereotypy myślowe. ISO 37001 to zupełnie nowe podejście do zasad uczciwości, do problematyki nadużyć i form informowania o nich, takich z jakim mamy do czynienia w krajach o wysokiej kulturze prawnej (Szwajcarii, Finlandii, Niemczech, Japonii).

            I może jeszcze jeden powód dla którego warto wprowadzić ISO 37001. Gdy do firmy wpływa skarga na pracownika o eksponowanym stanowisku, często w ogóle nie wiadomo, co z nią zrobić, a sprawie towarzyszy konsternacja. Przecież zawsze był taki oddany, jak moglibyśmy urazić go podejrzeniami i podważać jego autorytet. Pracodawca staje się zakładnikiem słowa „nie wypada”, a pismo trafia ad acta. W konsekwencji tajemnica Poliszynela przestaje być tajemnicą. O tym, że kierownik magazynu dopuszcza się nadużyć, wiedzą wszyscy z pracodawcą firmy włącznie. Niestety w firmie nadal nic się nie zmienia, bo "nie wypada” zająć się sprawą. Procedura ISO daje pracodawcy zdecydowanie większe możliwości rzetelnego wyjaśniania spraw bez narażania swojej osoby na krytykę. Po wpłynięciu kłopotliwego pisma nie musi on zastanawiać się, co zrobić, by dobrze wypaść w oczach pracowników, by nikogo nie urazić. Robi to, do czego obligują go procedury.

Norma ISO może być także stosowana w administracji publicznej. 

***   

Poniżej dwa dodatkowe - fakultatywne moduły ISO.

 

              ISO moduł II dot. transparentności zawierania umów.

            Moduł ten poświęcony jest podniesieniu transparentności zawieranych umów i takiego ewidencjonowania informacji na ich temat, by mogły być one przedmiotem szybkiej kontroli ze strony kierownika jednostki (np. członka zarządu). Moduł ten dodatkowo zmierza do określenia zasad zawierania kontraktów i tworzenia w razie potrzeby procedur przetargowych. 

Niestety tam, gdzie kierownicy jednostek z uwagi na ilość obowiązków nie są w stanie decydować osobiście o zawieraniu umów (co najwyżej ograniczają się do ich podpisania), mogą rodzić się pokusy:

a. zawierania w dziale zaopatrzenia umów niepotrzebnych, z uwagi na otrzymywane przez pracowników bonusy przyznawane przez sprzedających (np. sprzęt AGD, wyjazdy zagraniczne),

b. zawierania umów potrzebnych, aczkolwiek bez kierowania się przy tym interesem pracodawcy tj. ceną i jakością (z powodów jak powyżej),

c. transferowania pieniędzy z podmiotu na rzecz „zaprzyjaźnionych” firm poprzez niepotrzebne umowy cywilnoprawne (najczęściej analizy, ekspertyzy, opinie, szkolenia, reklamy, consulting, sponsoring),

d. obchodzenia wewnętrznych procedur przetargowych lub wykorzystywania ich braku z uwagi na zbyt małą kwotę zamówienia (patrz zamówienia publiczne),

e. dawania zleceń firmom "zaprzyjaźnionym", co ogranicza następnie pracownikom możliwość egzekwowania należytego wykonania umowy, wymiany towaru itp.

 

            ISO moduł III dot. właściwego organizowania przetargów.

            W wielu podmiotach publicznych pokutuje przekonanie, że  kontrahenci, którym zleca się wielomilionowe kontrakty, wyłaniani są uczciwie, bo przecież na podstawie przetargów organizowanych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych. Nic bardziej mylnego. Ustawa ta jest jedynie szkieletem i to dość przestronnym, który jeżeli nie zostanie wypełniony wewnętrznymi procedurami przetargowymi i kontrolnymi, to niczemu nie zapobiegnie. Jednym słowem dziś można zorganizować przetarg w trybie w/w ustawy i jednocześnie doprowadzić do tego, że wygra go z góry uzgodniony podmiot. Nie raz dane jest mi czytać SIWZ’y przynoszone przez klientów, a określające warunki przetargów. Powiem krótko – festiwal osobliwości. W warunkach zamówienia wskazuje się np., że samochody, które będzie zakupywać instytucja państwowa mają posiadać określoną wielkość lusterek, określoną pojemność spryskiwaczy do szyb itp. W konsekwencji przetarg może wygrać tylko jeden oferent.

Moduł III ISO zmierza do stworzenia wewnętrznych procedur, które zapobiegałyby obchodzeniu Ustawy prawo zamówień publicznych.

 

Copyright © 2008-2010 All rights reserved      created by wizja.net                      Lex Consulting- kancelaria Kraków, radca prawny Kraków, kancelarie Kraków